Czy kontakt ze skarbówką zawsze musi być ryzykowny?
Statystyki nie kłamią. Polski fiskus jest w działaniach kontrolnych niezwykle aktywny. Z ostatnich dostępnych danych wynika, że w 2022 roku przeprowadzono 18 120 kontroli podatkowych. Rok wcześniej było ich niemal trzy tysiące mniej — dokładnie 15 304. Równocześnie liczba czynności sprawdzających sięgnęła kwoty 2,2 mln w 2022 roku.
To wszystko z pewnością pozwoli naszej skarbówce pozostać wysoko w podsumowaniach przygotowywanych przez OECD i dotyczących aktywności urzędników skarbowych. Z tych dowiadujemy się bowiem, że w 2021 r. nasz kraj uplasował się na drugim miejscu wśród 58 państw pod względem liczby kontroli i czynności sprawdzających, a w latach 2018–2021 był liderem w zakresie postępowań przygotowawczych wszczynanych w sprawach przestępstw i wykroczeń skarbowych.
Z tego i ze specyfiki polskiego prawa podatkowego wynika, że naszą firmę może spotkać kontakt ze skarbówką i potem kontrola. — Spory z urzędami skarbowymi to coś normalnego – i będą się zdarzały, bo polskie przepisy są różnej jakości, bywają też różnie interpretowane – zauważa Michał Szczech, Junior Tax Supervisor w RSM Poland, jednej z najskuteczniejszych firm doradztwa podatkowego w Polsce i zarazem jednej z największych firm audytorskich działających nad Wisłą. Jego zdaniem zdecydowanie warto, a nawet konieczne jest, aby dbać o trzymanie się w kontaktach ze skarbówką formalności.- Jako podatnicy powinniśmy nie tylko wypełniać obowiązki, ale i pamiętać o naszych prawach — podkreśla.
Telefon i e-mail to nie jest dobry pomysł
Praktycznie każdy podatnik, co w pełni zrozumiałe, obawia się wyjęcia z tradycyjnej skrzynki pocztowej białej koperty z czerwoną pieczątką urzędu skarbowego. To wykorzystuje skarbówka – uparcie forsując kontakt telefoniczny w każdej niemal sprawie załatwianej z urzędem, często obiecując przy tym szybkie zamknięcie tematu. Bywa też, że urzędnicy, rozpoczynając czynności sprawdzające, sięgają po zwykły e-mail. To zdecydowanie nie jest dobry sposób kontaktowania się z urzędem skarbowym.
W przypadku spraw małej wagi często praktykowanym sposobem kontaktu jest e-mail. Warto pamiętać, że mail to nie jest formalna procedura wymiany informacji z organem podatkowym, choć, jeżeli jest to drobiazg, to rzeczywiście można na tym mailu poprzestać. Natomiast zgodnie z ustaloną procedurą, powinniśmy otrzymać pisemne wezwanie pocztą albo przez platformę e-PUAP, która jest oficjalnym kanałem komunikacji z administracją publiczną. Dzięki temu jesteśmy później w stanie dokładnie określić, kiedy ta wymiana informacji nastąpiła — tłumaczy Przemysław Powierza, Tax Partner w RSM Poland.
Jego zdaniem, wymieniając się informacjami w trybie czynności sprawdzających, w trakcie których mogą się pojawić wątpliwości ze strony organu podatkowego, należy brać pod uwagę, iż w przyszłości może to zaowocować kontrolą podatkową.
Nieformalny sposób komunikacji ze skarbówką przez telefon pozbawia podatnika szeregu jego praw. — Do dokładnego sprecyzowania, w czym problem. Do podania paragrafu, z którym ten problem ma związek. Do dokładnego wyjaśnienia, co należy zrobić i co się stanie, gdy się tego nie zrobi. Do zastanowienia się chwilę, zanim da się odpowiedź — wymienia Michał Szczech.
Odpowiadając bez zastanowienia na telefoniczne pytania urzędnika skarbowego, możemy sami sobie zaszkodzić – bo jesteśmy zaskoczeni, bo nie wiemy, czy zostaniemy dobrze zrozumiani i do czego ta informacja zostanie wykorzystana, bo na dobrą sprawę nie zostaje żaden formalny ślad po takiej rozmowie. Bo nigdy nie mamy pewności, z kim w ogóle rozmawiamy i komu wobec tego przekazujemy — często poufne — informacje.
Bezwzględna zasada pisemności
Konsekwentne trzymanie się w kontaktach z organami podatkowymi zasady pisemności jest nie tylko skodyfikowane w nadrzędnej podatkowej ustawie, jaką jest Ordynacja podatkowa, ale wpisuje się w rozsądną, przemyślaną i optymalną politykę podatkową. W świecie, w którym przepisy podatkowe nie są proste i nie należy oczekiwać, że w dającej się przewidzieć przyszłości staną się jasne i nieskomplikowane, tym bardziej warto zadbać o to, aby wywiązywanie się z podatkowych obowiązków powodowało po naszej stronie (tj. po stronie podatników) jak najmniejsze koszty.
Warto pamiętać, że mamy obowiązek zrobić wyłącznie to, na co jest paragraf — i to paragraf zgodny z wszelkimi regułami gry w praworządnym państwie — oraz że możemy przy tym korzystać z szeregu praw. Rzetelnie ocenić sytuację – także w najbardziej błahej sprawie – możemy jedynie wtedy, gdy wszystko mamy czarno na białym. Ucywilizowana, zgodna z przepisami, komunikacja z organami podatkowymi to podstawa – aby w porę przewidzieć, co i na kiedy przygotować, a także jasno postawić granicę i ani nie dostarczać więcej informacji, danych i dokumentów niż trzeba, ani też nie płacić, ani złotówki podatku więcej niż trzeba – doradza Przemysław Powierza.
Zdarza się i tak – jak wyjaśnia dalej – że trzeba szykować się na spór – nie po to, aby w nim utknąć albo go przegrać, ale po to, aby go wygrać. — W takiej sytuacji każde „czarno na białym” może być na wagę złota, bo to, co było „na telefon” – zwykle po prostu znika – podkreśla.
W praktyce egzekwowanie zasady pisemności i korespondowanie z urzędami listownie albo elektronicznie przez system ePUAP (a docelowo przez e-Doręczenia) jest istotnym elementem rozsądnej i optymalnej polityki podatkowej każdego przedsiębiorstwa. Znakomicie ułatwia przy tym jak najmniej bolesne przejście przez możliwą kontrolę podatkową. To, co my mówimy (i piszemy) do polskiego organu, też musi być udokumentowane – dla naszego bezpieczeństwa, żebyśmy wiedzieli, że fiskus, sprawdzając wszystkie dokumenty, podejmując decyzje, ma nasze wypowiedzi i ocenia cały materiał dowodowy – mówi Michał Szczech.
I jeszcze jedno. Zdaniem Przemysława Powierzy dziś dobrze prowadzony biznes to taki, który przewiduje czas na stałą konwersację ze skarbówką, a nie unikanie tej rozmowy – czasami też konfrontacji – w takim dobrze rozumianym tego słowa znaczeniu. — Należy wymieniać się informacjami po to, żeby wiedzieć, gdzie ja ewentualnie muszę swój stan wiedzy uzupełnić. Jest to, w mojej opinii, istotny element strategii na bezpieczeństwo podatkowe dzisiaj — dodaje.
