KSeF obecnie funkcjonuje jako dobrowolny system teleinformatyczny, który pozwala na wystawianie, przechowywanie oraz udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Jednak wkrótce ulegnie to zmianom. Ministerstwo Finansów informuje, że od 1 lipca 2024 roku KSeF stanie się obowiązkowym systemem służącym do wystawiania e-faktur dla dużych przedsiębiorstw. Natomiast od 1 stycznia 2025 roku również dla małych i średnich firm. 

Zdecydowana większość przedsiębiorców wystawia faktury z wykorzystaniem programów księgowych. Nie jest tak, że wraz z przystąpieniem do KSeF trzeba będzie porzucić np. własny system do fakturowania. Krajowy System e-Faktur udostępnia interfejs API, który umożliwia innym programom i rozwiązaniom księgowym bezpośrednie połączenie. 

Z wykorzystaniem interfejsu API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów i KSeF można nadal korzystać ze swojego oprogramowania księgowego, ale jednocześnie obsługiwać za jego pośrednictwem faktury ustrukturyzowane z systemu KSeF. 

Do 1 lipca 2024 roku trwa okres przygotowawczy do wdrożenia KSeF na masową skalę. To czas, który warto przeznaczyć na przygotowanie się do integracji z systemem i na przeszkolenie pracowników. 

Które systemy cyfrowe wykorzystywane w przedsiębiorstwie będą musiały zostać zintegrowane z KSeF? Zalicza się do nich:

• System ERP.
• System finansowo-księgowy.
• Platformy workflow, digitalizujące obieg faktur przesyłanych do systemu finansowo-księgowego.
• System umożliwiający digitalizację oraz agregację dokumentów: SEOD, EZD, EOD lub DMS.
• Kombinacje platform EOD i workflow.
• Platformy WMS i inne systemy, które używane są w różnych branżach. 

Informatyczny proces integracji dotychczasowego, działającego w firmie systemu księgowego będzie polegał na sformułowaniu w systemie kolejnego źródła danych służącego do odbioru faktur. KSeF będzie widoczny obok innych, dotychczas używanych źródeł, jak np. e-mail czy skaner. Przy integracji systemu księgowego z KSeF mogą pojawić się kłopoty dotyczące m.in. obsługi ustrukturyzowanej faktury czy mapowania danych pomiędzy oboma systemami. 

Po poprawnie przeprowadzonej integracji system zespolony z KSeF będzie pełnił funkcję oprogramowania interfejsowego. Zatem będą w nim dokonywane wszystkie czynności, jakie wiążą się z procesem akceptacji faktury. Pracownik czy przedsiębiorca w takiej sytuacji będzie mógł dalej korzystać ze swojego macierzystego systemu, bez potrzeby używania KSeF jako kolejnego narzędzia. 

W przypadku wielu programów integracja z KSeF będzie wymagała wykorzystania w tym celu ustawień i włączenia automatycznej integracji. Tak jest w przypadku np. systemu wFirma.pl. Użytkownik powinien wejść do zakładki USTAWIENIA -> Faktury-> e-Faktury -> Krajowy System E-Faktur -> Włącz Integrację. W tym miejscu system wymaga wygenerowania lub wgrania swojego tokena i zautoryzowania się w KSeF. By móc wystawiać w dotychczasowym programie księgowym faktury ustrukturyzowane i wysyłać je do KSeF, należy mieć skonfigurowaną aktywną integrację. Po integracji każda wystawiona faktura będzie automatycznie przesyłana do KSeF, a użytkownik po jej przetworzeniu w dostanie możliwość pobrania UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru). 

Niestety nie wszystkie systemy księgowe czy służące do fakturowania będą dawały możliwość dostosowania systemu do KSeF oraz faktur ustrukturyzowanych. Warto to sprawdzić wcześniej, zanim KSeF stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorcy.