Witaj ponownie. Wrzucam to na górę Twojej skrzynki odbiorczej. Czy widziałeś mój ostatni e-mail? Chciałem szybko się zameldować.

Przynajmniej raz w swojej karierze spotkasz się z duchami w wiadomościach e-mail — a kiedy to się stanie, może być trudno wiedzieć, jak się z kimś skontaktować.

W którym momencie wytrwałość staje się dręcząca? Jak zachęcić drugą osobę do reakcji, nie brzmiąc przy tym desperacko lub, co gorsza, pasywno-agresywnie?

Następnym razem, gdy utkniesz w oczekiwaniu na odpowiedź od szefa lub niepewnego kolegi, terapeuta w miejscu pracy Brandon Smith mówi, że możesz zastosować dwa podejścia:

Ilekroć ktoś nie reaguje, zawsze chcesz przyjąć pozytywne zamiary, mówi Smith. Mogliby być przytłoczeni czymś w życiu osobistym, zleceni innym wrażliwym na czas projekt, a może twój e-mail trafiła do folderu spamowego.

Oto przykładowy e-mail, który możesz wysłać:

Hej [insert name here],

Wiem, że masz dużo na głowie, ale wciąż czekam na Twoje wskazówki [insert issue here]. Kiedy w ciągu najbliższych kilku dni byłby dobry moment, abyśmy się z tym połączyli? To nie potrwa długo. Dzięki jeszcze raz.

Z poważaniem,

[insert your name here]

Takie podejście jest skuteczne, ponieważ „wkładasz piłkę w ich boisku i pozwalasz im ustalić termin” – wyjaśnia Smith. „A teraz masz powód, aby śledzić i pociągnąć do odpowiedzialności przed tym pytaniem”.

Jeśli pracujesz nad ściślejszym terminem – lub ktoś jest zwykle łuszczący się – daj sobie bufor i poproś o odpowiedź co najmniej dwa dni przed faktycznym terminem.

[insert earlier deadline here] I naprawdę potrzebuję twojej pomocy. Kiedy masz minutę, czy możemy się na to połączyć? ”

Możesz także być duchem, ponieważ skrzynka odbiorcza drugiej osoby wymknie się spod kontroli. W takim przypadku Smith twierdzi, że obserwowanie połączenia lub poczty głosowej jest „niezawodnym” planem kopii zapasowych.

„Połączenia telefoniczne są bardziej osobiste, więc łatwiej jest nawiązać silniejsze połączenie emocjonalne z osobą i być otwarte na to, co mają do powiedzenia” – mówi.

W twojej poczcie głosowej lub kiedy odbierają telefon, Smith sugeruje rozpoczęcie od emocjonalnego uroku: „Hej, naprawdę potrzebuję twojej pomocy. Wiem, że jesteś zajęty, ale ten termin jest zbliżający się szybko i zaangażowany byłby naprawdę przyniesie korzyść tym [task/project/assignment.]”

Jeśli minęło godzinę przed terminem i wszystko, co dostajesz, to cisza radiowa od swojego kolegę, nadszedł czas, aby skontaktować się z ich menedżerem.

„Wyjaśnij im sytuację spokojnym, dyplomatycznym tonem i poproś o radę” – radzi Smith. „Można powiedzieć: «Jeśli mam być całkowicie szczery, ukończyłem większość pracy, ale po kilkukrotnym skontaktowaniu się z tą osobą nie mogę nakłonić tej osoby, aby mi odpowiedziała. Dołożę wszelkich starań, aby ten projekt dotarł do wszystkich odbiorców. mety, ale była to znacząca przeszkoda. Jak mam dalej postępować?”

Jeśli twój szef jest płatkiem, zadzwoń lub skonfrontuje się z osobami, mówi Smith. Bądź konkretny na temat tego, czego potrzebujesz od nich i kiedy potrzebujesz tego.

Na przykład: „Czy miałeś okazję przejrzeć e -mail, który ci wysłałem? Potrzebuję [insert ask here] przez [insert date/time here] Aby spełnić termin tego projektu, jeśli jest to wykonalne ”.

Jeśli nadal nie reagują, Smith twierdzi, że może być konieczne eskalację problemu do ich menedżera lub innego wyżej.

NIE PRZEGAP: Chcesz być mądrzejszy i bardziej udany ze swoimi pieniędzmi, pracą i życiem? Zapisz się na nasz nowy newsletter!

Ponieważ technologia zmienia oczekiwania biznesowe, niektórzy liderzy wykorzystują zmiany i przekształcają swoje organizacje z myślą o przyszłości. Dołącz do światowego szczytu CNBC Evolve w dniu 2 listopada, aby poznać strategie adaptacji, innowacji i odniesienia sukcesu w nowej erze biznesu. Kup bilet Tutaj.

Wymeldować się:

Najczęstszy błąd, jaki popełniają ludzie pisząc służbowe e-maile: „Większość ludzi poprawia je dopiero po 30. lub 40. roku życia”