Polska i pozostałe kraje UE będą musiały wdrożyć do swojego prawa zasady równości wynagrodzeń i przejrzystości do 7 czerwca 2026 r., aby dostosować się do Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r., która nakłada nowe obowiązki na pracodawców. Celem tego prawodawstwa jest egzekwowanie zawartej w dyrektywie zasady „równej płacy za pracę o tej samej wartości”, ze szczególnym naciskiem na wyeliminowanie różnic w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn w UE.

Choć do wdrożenia dyrektywy przez państwa członkowskie UE pozostało stosunkowo dużo czasu, pracodawcy powinni już zacząć przygotowywać się na nadchodzące zmiany. Biorąc pod uwagę charakter tych obowiązków, najlepiej jest najpierw zająć się nimi wewnętrznie i robić to stopniowo, w ramach starannie zaplanowanego procesu krok po kroku. Jest to konieczne ze względu na złożoność i zakres zmian.

Z biznesowego punktu widzenia przepisy dyrektywy stanowią kolejny zestaw nowych obowiązków nie tylko wobec pracowników i osób ubiegających się o pracę, ale także wobec związków zawodowych. Nadchodzące zmiany będą miały wpływ nie tylko na przejrzystość samego wynagrodzenia, ale także na charakter modelu wynagrodzeń i zasad przyjętych przez pracodawcę. Uchwalona dyrektywa nie jest jedynie prostą regulacją „zatrudnienia i pracy”. Wdrożenie nowych przepisów może mieć także wpływ na pozycję firmy na rynku, jej zdolność do przyciągania i zatrzymywania wykwalifikowanych pracowników, a także na samo postrzeganie firmy oraz oferowanych przez nią produktów i usług.

Zróżnicowanie wynagrodzeń ze względu na płeć stanowi poważny problem w niektórych krajach Europy Środkowo-Wschodniej (CEE). Według badań Eurostatu kraje takie jak Republika Czeska, Słowacja, Łotwa i Estonia przodują w zakresie zróżnicowania wynagrodzeń ze względu na płeć, a dysproporcja w zarobkach mężczyzn i kobiet w Estonii sięgnie aż 21,3% w 2022 r. Istnieje jednak , dobra wiadomość w tym obszarze dla niektórych krajów Europy Środkowo-Wschodniej. W Polsce zakładana przez nową dyrektywę różnica w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn wynosi poniżej 5% i jest już na stosunkowo dobrym poziomie, zwłaszcza w porównaniu z tzw. „starymi członkami UE”. Polski biznes może mieć pod tym względem przewagę, ale nie można lekceważyć znaczenia nadchodzących zmian. Polscy pracodawcy będą musieli jeszcze dostosować się do nowych przepisów, co z pewnością będzie czasochłonne. Odkładanie decyzji o wdrożeniu odpowiednich procedur w organizacji może być ryzykowne i kosztowne.

Co wprowadzi nowa dyrektywa?

Pracodawcy będą zobowiązani do raportowania lub publikowania danych dotyczących wynagrodzeń. Należą do nich między innymi różnica w wynagrodzeniach wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej czy mediana różnicy w wynagrodzeniach wszystkich pracowników płci żeńskiej i męskiej. Ponadto każdy pracownik, a także jego przedstawiciele (w tym przede wszystkim związki zawodowe) będą mogli uzyskać informacje na temat indywidualnego i przeciętnego poziomu wynagrodzeń w podziale na płeć dla kategorii pracowników wykonujących tę samą pracę lub pracę o jednakowej wartości. W praktyce prawdopodobnie będzie to oznaczać, że informacja o wynagrodzeniach będzie dostępna dla wszystkich pracowników wewnętrznie. Będzie to miało wpływ na zdolność pracodawcy do kontrolowania tego, jakie informacje stają się publiczne, np., udostępniony w mediach społecznościowych.

Istotną nowością będzie także obowiązek udostępniania kandydatom do pracy – przed rozmową kwalifikacyjną – informacji o przedziałach wynagrodzeń na wszystkich stanowiskach pracy. Choć nie musi to koniecznie oznaczać publikowania tych informacji w ogłoszeniu o pracę, pracodawca będzie musiał podać te informacje już na wczesnym etapie rekrutacji.

Jak przygotować się na zmianę?

Pierwszym krokiem powinien być kompleksowy audyt aktualnej struktury zatrudnienia, systemu wynagrodzeń i przejrzystości wewnątrz firmy. Warto zwrócić uwagę na podstawowe założenia obowiązującej polityki wynagrodzeń oraz narzędzia, którymi firma się posługuje, aby pozyskać i utrzymać pracowników. W naszej codziennej praktyce często spotykamy się z sytuacjami, w których pracownicy wykonują tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości, ale otrzymują inne wynagrodzenie lub inny system wynagradzania. Może to wynikać z różnych powodów, na przykład związanych z przeszłymi zmianami w strukturze firmy, zmianami właścicielskimi, wahaniami na rynku, a może nawet ważnymi projektami wymagającymi zatrudnienia w ostatniej chwili. W nowej dyrektywie taki stan rzeczy nie będzie akceptowalny. Na dodatkową uwagę zasługuje struktura organizacyjna przedsiębiorstwa oraz sam schemat organizacyjny, niezależnie od stawek wynagrodzeń. Często pracownicy wykonują te same lub podobne obowiązki, piastując stanowiska o różnych nazwiskach lub na różnych poziomach. W świetle nowych przepisów należy takich pracowników zaliczyć do jednej grupy – stąd założenie, że powinni być wynagradzani jednakowo.

Pierwszą ważną kwestią, którą należy się zająć, jest dokładne zbadanie obecnego składu siły roboczej, kanałów raportowania, opisów stanowisk, nazw stanowisk, obowiązków i stawek wynagrodzeń. Jeśli taki proces zostanie przeprowadzony odpowiednio wcześnie, możliwe jest wdrożenie w firmie rozwiązań zgodnych z zasadami równości wynagrodzeń bez wydawania dużych pieniędzy w przyszłości.

Dlaczego pracodawcy powinni rozpocząć przygotowania już teraz?

Odpowiednio wczesne rozpoczęcie pracy umożliwia pracodawcom przeprowadzenie kompleksowej analizy, własny audyt ewentualnych różnic w wynagrodzeniach oraz wprowadzenie możliwych rozwiązań poprawiających raportowane dane. Rozwiązanie tego problemu jeszcze przed wdrożeniem dyrektywy umożliwia przedsiębiorstwom przeprowadzenie pierwszego przeglądu i oceny w pełni wewnętrznie i z zachowaniem poufności. Dostosowanie organizacji przed obowiązkowym ujawnianiem informacji publicznych, które wprowadzi dyrektywa, może pomóc uniknąć szkód PR i chronić firmę przed potencjalnymi roszczeniami pracowników.

Nowe przepisy przewidują istotne zaangażowanie związków zawodowych. Tym samym przynajmniej część firm może rozważyć jak najszybsze wprowadzenie niezbędnych zmian, aby ominąć szczególne przepisy dotyczące konsultacji (i porozumienia) ze związkami zawodowymi.

Podjęcie odpowiednich działań przed transpozycją przepisów unijnych do polskiego prawa z pewnością będzie miało pozytywny wpływ na reputację firmy i jej atrakcyjność na rynku pracy. Zawsze dobrze jest działać proaktywnie i nie czekać do ostatniej chwili, aby zastosować się do wymagań. W końcu podjęcie obecnych działań umożliwia pracodawcom testowanie i ulepszanie swoich polityk, zanim prawo będzie wymagało ich wyrycia w kamieniu. Rok 2026 jest bliżej niż myślisz.