Nowe przepisy, które obowiązują od kwietnia tego roku, nakładają
nowe obowiązki na pracodawców, ale również pracownicy muszą przyzwyczaić się do
zmian. Jest ich dość dużo, bo w życie weszła m.in.  praca zdalna dla rodziców i okazjonalna.
Ponadto pracodawca musi wypłacić ekwiwalent lub ryczałt za zdalne wykonywanie
obowiązków.

W pełnym
wymiarze lub kilka dni w tygodniu

Nowe uregulowania dotyczące pracy zdalnej umożliwiają jej
wykonywanie zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy, jak i częściowo, np. w
określone dni tygodnia. Miejsce jej wykonywania wskazuje pracownik, ale musi
być ono uzgodnione z pracodawcą. Można to ustalić już na etapie zawarcia umowy
o pracę. Gdyby miejsce jej wykonywania w przyszłości miało się zmienić, będzie
to wymagało od obu stron zmiany postanowień poprzez zawarcie porozumienia
zmieniającego, jeśli obie strony wyrażają zgodę lub wypowiedzenie zmieniające, jeśli to pracodawca chciałby dokonać zmiany
warunków pracy pracownika. Dla spełniania warunków polecenia pracy
zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i
techniczne do wykonywania jej.

– Z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej może wystąpić także
pracownik – mówi Piotr Juszczyk z firmy inFakt. 
– Jednak nie jest on co do zasady wiążący dla pracodawcy. Przepisy
wprowadzają jednak kilka wyjątków, które dotyczą: pracownic w ciąży, rodziców
lub opiekunów wychowujących dziecko do 4 roku życia, rodziców lub opiekunów
mających pod opieką dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu, lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, rodziców lub opiekunów dzieci, lub innych członków najbliższej rodziny posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.

Pracodawca może odmówić pracy zdalnej w powyższych przypadkach lub
przerwać ją tylko wtedy, jeśli nie będzie ona możliwa ze względów
organizacyjnych lub z uwagi na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Wyłącznie na wniosek pracownika praca zdalna może być wykonywana
okazjonalnie, ale jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Jest
to możliwe, np. ze względu na nagłą potrzebę pracownika pozostania w domu.

Oficjalny
kształt dotychczasowych zasad?

Nowe przepisy funkcjonują już drugi miesiąc. Zapytaliśmy więc
przedsiębiorców, co sądzą na ten temat.

– Nowe przepisy w praktyce nie zmieniły wiele w
funkcjonowaniu naszej firmy – mówi Bankier.pl Paweł Sądaj, CEO agencji
marketingowej Netim. – Członkowie naszego zespołu pracują już zdalnie oraz
hybrydowo od kilku lat, dlatego przygotowaliśmy się odpowiednio wcześniej.
Korzystamy ze sprawdzonych narzędzi do komunikacji na odległość, takich jak
Slack i Asana, a pracownicy otrzymują sprzęt i wyposażenie pozwalające
odwzorować stanowisko pracy – wraz z jego ergonomią. Otrzymali również zdalny
dostęp do wszelkich niezbędnych aplikacji, m.in. do organizacji pracy w obrębie
zespołu czy planowania urlopów. Korzystamy również z narzędzi do ochrony danych
w sieci, pozwalających na zarządzanie hasłami i dostępami. Również już jakiś
czas temu wdrożyliśmy również regulamin pracy zdalnej. W praktyce więc nowe regulacje po prostu nadały oficjalny
kształt zasadom, które wiele firm z powodzeniem realizuje już od dłuższego
czasu. Dlatego dla wielu organizacji, zwłaszcza tych działających w branży
internetowej, zmiany te nie mają rewolucyjnego charakteru – dodaje Paweł Sądaj.

Natomiast Aleksandra Kupiec, HR Manager w Talent Place, uważa, że
nowe przepisy to swego rodzaju krok w przód, jeśli chodzi o Kodeks pracy i
otwarcie się na pracę zdalną.

– To początek zmian, które są bardziej przychylne dla tych
pracowników, którzy nie mieli wcześniej możliwości lub jasnych zasad
korzystania z tego rodzaju modelu pracy – 
twierdzi w rozmowie z Bankier.pl, Aleksandra  Kupiec. – Dostępność pracy zdalnej dla
rodziców i opiekunów osób niepełnosprawnych jest bardzo istotna, ponieważ
wychodzi naprzeciw ich potrzebom w godzeniu życia prywatnego z pracą i
wyrównuje ich szanse na rynku pracy. Dlatego te przepisy uważam za
najważniejsze. Jednak dla części osób i organizacji, a przede wszystkim branży
IT, gdzie praca zdalna jest powszechna od dawna, przepisy mogą być
niewystarczające, dlatego większość osób nadal będzie pracować na bardziej
elastycznych umowach typu B2B. 

Krok w kierunku pracownika

Według Adama Dziedzica, prezesa zarządu Team Connect, jest to spory krok w kierunku pracownika.

– Zmiany, które weszły
w życie w kwietniu, w pewnym stopniu zabezpieczają zarówno pracodawcę, jak
i pracownika – mówi Bankier.pl Adam Dziedzic. – Nakładają na pracodawcę
obowiązek zapewnienia podwładnym niezbędnych materiałów i narzędzi, bądź
zamiennie pokrycia kosztów, w związku z wykorzystywaniem przez pracownika
prywatnego sprzętu, energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. To
pozwoli uniknąć sytuacji konfliktowych pomiędzy stronami. Wcześniej zdarzało
się, że pracodawca wymuszał na pracowniku użytkowanie swojego sprzętu,
tłumacząc, iż firmy nie stać na zakup dodatkowego. Teraz taka sytuacja nie
będzie miała miejsca. Druga strona medalu pokazuje, że wysłanie
pracownika na pracę zdalną, chociażby na jednej dzień w tygodniu, może
skutkować potrzebą zakupu dodatkowego uposażenia w postaci laptopa czy telefonu
komórkowego. Warto by ta nowa ustawa też zakładała wsparcie finansowe
przedsiębiorstw, których sytuacja finansowa nie jest tak elastyczna.

Jak twierdzi Adam Dziedzic, duże
kontrowersje wzbudza zmiana dotycząca pracy zdalnej na wniosek pracownika.

– Tutaj również rząd pochylił się w
kierunku pracownika, a w szczególności rodziców bądź opiekunów dzieci – uważa
Adam Dziedzic. –  Od teraz pracownik, który ma dziecko do 4 roku
życia bądź jest rodzicem lub opiekunem dziecka niepełnosprawnego, może
zawnioskować o pracę zdalną w pełnym wymiarze. Natomiast pracodawca może
odmówić tylko wtedy, gdy zakres obowiązków wnioskodawcy nie pozwala na wykonywanie
pracy zdalnej. Niezbyt łatwe było też wprowadzenie odpowiedniej
dokumentacji przez pracodawcę. Zmiana ta wymusiła szereg nowych
wewnętrznych dokumentów, jak np. Regulamin Pracy Zdalnej wraz z zasadami BHP
oraz oceną ryzyka pracy zdalnej. Wniosek o miejscu świadczenia pracy, który
musi być każdorazowo składany i rozpatrywany w sytuacjach relokacji pracownika
np. z własnego domu do domu rodzinnego. W wielu sytuacjach może to być od kilku
do kilkunastu nowych dokumentów firmowych.

Pracodawcy
i przedsiębiorcy czekali na to wiele lat?

Z kolei Adam Trojańczyk, ekspert SoDA i COO, Inwedo, uważa, że
wprowadzenie nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej było bardzo potrzebne.

– Zarówno przedsiębiorcy jak i pracownicy czekali na to od wielu
lat – mówi Bankier.pl Adam Trojańczyk. – Sam proces dostosowania się do nowego
Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej nie był łatwym procesem, ale udało się
nam go przeprowadzić w stosunkowo szybkim czasie. Branża IT, z której się
wywodzę, od lat przoduje w zakresie pracy zdalnej. Cieszę się, że dzięki tym
zmianom inne przedsiębiorstwa będą mogły także tego doświadczyć.

Z nowych przepisów dotyczących pracy zdalnej cieszy się również
Michał Antoszczuk, CTO w AWSM.

– W końcu pewne rzeczy zostały sformalizowane – twierdzi w
rozmowie z Bankier.pl Michał Antoszczuk. – Przydałaby się jednak trochę większa
elastyczność, która nie będzie pociągała za sobą wielu formalności, które
aktualnie są wymagane. Mam poczucie, że można tu jeszcze zrobić kilka kroków w
lepszą stronę.

Zbyt
dużo formalności

Z kolei Patrycja Wrześniewska, HR and Office Manager w goodylabs,
uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy doprowadziło do jej formalizacji.

– Ustawodawca narzucił rozwiązania, które nie zostały dokładnie
sprecyzowane np. sposób wyliczenia ekwiwalentu czy brak wzorów wniosków o
wykonywanie pracy zdalnej. Takie działanie doprowadziło do przeniesienia
odpowiedzialności na pracodawcę za prawidłowe wdrożenie nowych regulacji, a
także dodatkowe koszty. Spowodowało to również wyeliminowanie elastyczności,
która miała miejsce w czasie pandemii, kiedy to pracownik mógł uzgadniać z
pracodawcą tryb pracy, jak i miejsce, z którego wykonuje swoje obowiązki.
Według Patrycji Wrześniewskiej, zmiany przepisów przyniosły jednak korzyść dla
pracowników mających małe dzieci, którym pracodawca nie umożliwiał wcześniej
pracy zdalnej.

Natomiast Sylwia Chmurkowska, Managing Partner, Neti, jest bardzo
rozczarowana nowymi przepisami dotyczącymi pracy zdalnej.

–  Wprowadziło to ogromne
zamieszanie związane z wdrożeniem nowej dokumentacji, a także dysproporcje
wśród osób zatrudnionych na podstawie różnych form prawnych – mówi Bankier.pl
Sylwia Chmurkowska. – W rezultacie, obawiają się wprowadzenia w pełni zdalnego
modelu pracy, co jest jednym z najważniejszych trendów w dzisiejszym świecie
biznesu. Nowe przepisy mogą ograniczyć elastyczność i innowacyjność firm,
a także utrudnić budowanie lojalności oraz przyciąganie i zatrzymywanie
utalentowanych pracowników. Potrzebujemy raczej wsparcia i ułatwień dla pracy
zdalnej, a nie kolejnych przeszkód, ograniczeń i dodatkowych opłat z tym
związanych.