Obowiązkowa e-faktura i KSeF. Główne zmiany dla przedsiębiorców
Lada dzień Prezydent RP podpisze nowelizację ustawy o VAT i kilku innych ustaw, która wprowadza w Polsce powszechny obowiązek stosowania ustrukturyzowanej faktury elektronicznej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KseF).
Ministerstwo Finansów przeprowadziło wcześniej szerokie konsultacje publiczne dotyczące projektu tej ustawy. Uwzględniono w nich postulaty przedstawicieli organizacji przedsiębiorców, księgowych, biegłych rewidentów, sektora IT oraz resortu infrastruktury. W efekcie wprowadzono szereg zmian mających na celu lepsze dostosowanie systemu do potrzeb rynku. Warto wskazać najważniejsze z nich.
KSeF od lipca 2024 r., a nie od stycznia
Ustawa z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw przeszła już sejmowy i senacki proces legislacyjny i 31 lipca 2023 r. została przesłana do podpisu Prezydentowi RP.w
Zakłada ona wydłużenie terminu wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To istotne rozwiązanie, które zapewni dodatkowy czas na przygotowanie się i zapoznanie z systemem. Oznacza to, że zgodnie z założeniami obowiązek stosowania e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 roku. Dla małych i średnich przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z VAT, korzystanie z KSeF-u stanie się obowiązkowe od 1 stycznia 2025 roku.
Przesunięcie terminu implementacji KSeF ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza dla mniejszych podmiotów gospodarczych, które korzystają ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Daje im to wystarczający czas na przeprowadzenie odpowiednich szkoleń i edukację, aby aktywnie i skutecznie korzystać z systemu w przyszłości. Może to przyczynić się do większej akceptacji i łatwiejszego przystosowania się do nowych wymogów. Tym samym ułatwi wprowadzenie e-faktur dla tych podmiotów, co może przynieść korzyści zarówno w efektywności operacyjnej, jak i w dostosowaniu się do wymogów prawnych.
Wdrożenie KSeF ma na celu usprawnienie procesów rozliczeniowych oraz poprawę przejrzystości i bezpieczeństwa transakcji, dlatego zapewnienie odpowiedniego czasu na edukację przedsiębiorców stanowi kluczowy element w sukcesie tego systemu.
Faktury konsumenckie
Istotną zmianą jest decyzja o wyłączeniu faktur konsumenckich (B2C) z zakresu Krajowego Systemu e-Faktur. W pierwotnej wersji system miał obejmować wszystkie rodzaje faktur, jednak po konsultacjach postanowiono dokonać wyjątku dla faktur B2C.
Nowe rozwiązanie oznacza, że firmy obsługujące transakcje z klientami detalicznymi nie będą zobowiązane do korzystania z e-faktur w ramach KSeF. Decyzja ta może pomóc w ograniczeniu obciążeń administracyjnych dla przedsiębiorców, ułatwiając jednocześnie transakcje z klientami indywidualnymi. Uwzględnienie opinii różnych grup interesariuszy spowodowało, że system zostanie skoncentrowany na fakturach B2B, ponieważ są bardziej powszechne w środowisku biznesowym.
Wyłączenia
W toku konsultacji z uwagi na specyfikę rozwiązań, które obecnie funkcjonują w księgowości, przewidziano wyłączenia tylko dla biletów spełniających funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych, eurocontrol oraz inne bilety na przejazd, również kolejowe i lotnicze) oraz faktur z kas fiskalnych i paragonów do 450 zł za faktury uproszczone, które będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r. Od 1 stycznia 2025 będą dalej funkcjonowały, ale jedynie w KSeF.
Autopromocja
Fundacja rodzinna. Skuteczne planowanie sukcesji
Polecamy:
Fundacja rodzinna. Skuteczne planowanie sukcesji
Awaria u podatnika
W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. Korekta w tym przypadku polega na doprecyzowaniu:
Dalszy ciąg materiału pod wideo
- data wystawienia – data z pola P1 (art. 106e ust. 1 pkt 1),
- data otrzymania – najwcześniejsza data otrzymania dokumentu, w tym w KSeF jeśli uzgodnione otrzymanie poza KSeF nastąpiło później.
- Pojawia się także konieczność jednorazowego pobrania dedykowanego certyfikatu do wystawiania faktur offline lub w trakcie awarii – po uwierzytelnieniu się w KSeF.
- Certyfikat ten posłuży do wygenerowania kodu weryfikacyjnego QR. Będzie on zawarty na wizualizacji faktury wystawionej w awarii lub offline.
Kurs waluty
Jeśli chodzi o kurs waluty, w której wystawiona jest faktura, zachowano margines bezpieczeństwa. Jeżeli faktura będzie z różnych względów przesłana dzień później, to oczywiście kurs zostanie zachowany. Doprecyzowany został również katalog ustawowych wyłączeń – faktury OSS, IOSS (FV wystawiane dla konsumentów z innego kraju UE).
Faktura do paragonu
W przypadku faktury do paragonu – pozostawienie danych paragonu w dokumentacji oznacza obecnie brak konieczności przechowywania „oryginału” paragonu, np. poprzez przypięcie go do faktury, jak było to do tej pory.
Liberalizacja sankcji
Kolejną zmianą jest liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.. W pierwotnym projekcie dolny próg kary finansowej wynosił 1000 zł / 500 zł, a po zmianie takiego progu już nie będzie. Po nowelizacji kara będzie miarkowana, w zależności od kwoty wystawionej na fakturze. Będzie również możliwość odstąpienia od nałożenia takiej kary.
Kasy rejestrujące
Od 01.01.2025 roku nie będzie możliwości otrzymania jakiekolwiek faktury z kasy rejestrującej. Do tego będzie przeznaczony KSeF. Pozostają natomiast dotychczasowe rozwiązania, które dotyczą wystawiania faktur nawet do 60 dni przed dostawą towaru czy wykonania usługi.
Autopromocja
Komplet: IFK z Biuletynem VAT
Polecamy
Komplet: IFK z Biuletynem VAT
Likwidacja not korygujących
Po konsultacjach społecznych stwierdzono, że nastąpi likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF. Tak jak obecnie, przez sprzedającego będzie wystawiana faktura korygująca.
Wyłączenie podatników
Ważną informacją jest również to, że nie zdecydowano się na wyłączenie z KSeF podatników, posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (SMPD) lecz nieposiadających siedziby działalności – jest to zgodne z decyzją derogacyjną, którą otrzymała Polska. Dodatkowo zarówno we Włoszech, jak i Francji obowiązują podobne założenia.
Programy szkoleniowe
Ministerstwo Finansów wsłuchało się w prośby kierowane przez otoczenie biznesowe i zareagowało istotnymi zmianami w projekcie nowelizacji ustawy o KSeF. Dba również o to, aby odpowiednio przygotować podmioty do wprowadzenia elektronicznych faktur. Jednym z rozwiązań jest pełny program szkoleniowo-edukacyjny pod nazwą „Bądź gotowy na KSeF”, skierowany do biur rachunkowych i przedsiębiorców prowadzących własną działalność. Jego pomysłodawczynią jest Anita Gołębiewska, a organizatorem Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR). W projekcie pod patronatem Ministerstwa Finansów przewidziano spotkania, warsztaty oraz szkolenia merytoryczne i techniczne, które ułatwią przejście przez nadchodzącą cyfrową rewolucję. Jego celem jest kompleksowe przygotowanie księgowych i polskich przedsiębiorców do wdrożenia KSeF w firmach.
Autorką artykułu jest Anita Gołębiewska, Dyrektor Zarządzająca Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych (OSCBR).
Autopromocja
Komplet: IFK z Monitorem Księgowego
Specjalistyczne produkty zawierające komplet informacji podatkowych, rachunkowych, gospodarczych, prawa pracy, ZUS i wynagrodzeń.
Komplet: IFK z Monitorem Księgowego