To świetne wieści dla branży eventowej, jednej z mocniej poturbowanych w trakcie lockdownów. Nie oznacza to jednak, że nie odczuwa ona skutków obecnej sytuacji gospodarczej w kraju, czyli m.in. utrzymującej się od wielu miesięcy inflacji na poziomie dwucyfrowym. Przez wzrost kosztów budżet takiej imprezy, jak Varsonalia (Juwenalia Politechniki Warszawskiej) dziś by się po prostu nie spiął, gdyby nie decyzja o tym, że będą one biletowane.

Dalsza część artykułu pod materiałem wideo

Za udział w festiwalu studenci zapłacą 50 zł, jeżeli kupili bilety jeszcze przed wydarzeniem. Bilet na bramkach będzie o 10 zł droższy. Natomiast osoby z zewnątrz za możliwość uczestnictwa w zabawie będą musieli wyłożyć 70 zł. W zeszłym roku ceny były trochę niższe, jednak jeszcze przed pandemią wejście na teren imprezy było za darmo. Dlaczego się to zmieniło?

W 2019 r. koszty jeszcze udało się pokryć wpływami od sponsorów i dotacją od uczelni, więc budżet się bilansował, choć był dosłownie „na styk”. Koszty wtedy zamknęły się w kwocie 800 tys. zł. Jednak już w 2021 r. impreza już się nie bilansowała, więc wtedy pojawił się pomysł na płatne Juwenalia, a teraz niestety już bez biletów nie udałoby się zorganizować imprezy – przyznaje w rozmowie z money.pl Paulina Zawierta, przedstawicielka samorządu studentów i Główna Koordynatorka Juwenaliów Politechniki Warszawskiej.

Na dowód przytacza liczby. W 2022 r. koszty imprezy zamknęły się w kwocie 1,2 mln zł, natomiast w tym roku – według szacunków – przedsięwzięcie będzie kosztować 1,8 mln zł. Widać zatem, że koszty wzrosły ponaddwukrotnie zaledwie w ciągu kilku lat. Uczelnia ramach dotacji wyłożyła na imprezę 330 tys. zł. Reszta pieniędzy pochodzi od sponsorów, partnerów i właśnie ze sprzedaży biletów.

– Droższe są m.in. roboczogodziny, jak również ceny usług i produktów. Nie siedzę aż tak mocno w branży, ale z tego, co słyszę, to ludzie teraz odbijają sobie dwa lata pandemii, gdy niewiele się działo, jeśli chodzi o festiwale. A firmy brały sprzęt w leasing i teraz muszą się odbić, więc windują ceny – opowiada nasza rozmówczyni.

Organizatorzy zdają sobie sprawę, że 50 zł to może być sporo na studencką kieszeń, dlatego starają się rekompensować to wszędzie tam, gdzie tylko mają do tego możliwość. Przykład? Koordynatorka podaje cenę piwa. Za pół litra trzeba będzie zapłacić 10 zł, co samorządowi udało się wynegocjować w kooperacji z klubem Stodoła. Już w zeszłym roku na jednej z konkurencyjnych imprez studenckich za złocisty trunek trzeba było zapłacić 12 zł (Politechnika wtedy miała cenę 8 zł).

W tym roku bilans imprezy będzie o tyle łatwiej spiąć, że weźmie w nim udział większa grupa uczestników. Udało się bowiem powiększyć powierzchnię terenu, na którym będzie odbywać się festiwal i na Juwenaliach pojawi się do 20 tys. chętnych do zabawy, zamiast dotychczasowych 15 tys. osób.

W przypadku PW różnica jest też taka, że Varsonalia nie są organizowane przez fundację lub organizację zewnętrzną, lecz robią to samorządowcy własnymi siłami. Odpadają zatem koszty związane z wynajmem specjalistów, gdyż studenci robią to za darmo. Jak tłumaczy z uśmiechem nasza rozmówczyni, dla nich jest to możliwość zdobycia doświadczenia w zakresie menedżerskim i organizacyjnym.

Co trzeba jednak podkreślić, decyzja o tym, że Juwenalia będą organizować studenci, nie jest podyktowana poszukiwaniem oszczędności, ale wynika z tradycji, jaka zakorzeniła się na Politechnice Warszawskiej.

Osobną kwestią są koszty związane z występami artystów. – Świat artystów jest inny od tego, w którym my żyjemy. Więc tutaj trudno o porównania rok do roku, bo tak naprawdę koszty w tym przypadku zależą od tego, kto się u nas pojawi. Jeżeli ktoś jest „na fali”, to oczywiste jest, że będzie się cenić. Natomiast jeżeli ktoś stracił już dawną popularność, to przyjedzie się pokazać i automatycznie będzie tańszy. Choć nie jest to regułą, bo są zespoły – choć tu nie odnoszę się do żadnego konkretnie, ale mówię ogólnie – które się zawsze cenią, obojętnie, jaka jest ich obecna pozycja w showbiznesie – opowiada koordynatorka imprezy.

Nasza rozmówczyni drugi raz zajmuje się organizacją Juwenaliów, więc miała już doświadczenie, jeśli chodzi o negocjacje stawek występujących na scenie. Szczegółów jednak nie może podać ze względu na różne klauzule poufności i obwarowania prawne. Przyznaje, że dużo w tej materii zależy od występujących.

Dużo też zależy od samego podejścia artystów i renomy festiwalu. Niektórzy patrzą na Juwenalia jak na dożynki w Warszawie, a inni – jak na festiwal studencki. I to nastawienie też wpływa na negocjacje ich gaży – tłumaczy Paulina Zawierta.

Nasza rozmówczyni przyznaje też, że jej następcy staną przed trudnym zadaniem, jakim będzie spięcie budżetu w dobie wciąż rosnących cen. Być może rozwiązaniem w tej kwestii będzie połączenie imprez kilku uczelni w jedną większą. Takie rozwiązanie w tym roku było w pewnym momencie na stole, lecz ostatecznie nic z tego nie wyszło.

Trzeba się natomiast przyzwyczaić do biletów. I raczej nie ma co się spodziewać, że ich cena spadnie. – Powiem tak: jak zaczną tanieć produkty w sklepach, to bilety wtedy też będą tańsze – kończy koordynatorka Varsonaliów.

Fakt, że festiwale powróciły na imprezową mapę Polski, jest dobrą wiadomością dla branży eventowej. Szczególnie że wciąż odczuwa ona skutki pandemii koronawirusa. W czerwcu 2022 r. Rejestr Dłużników BIG InfoMonitor i baza informacji kredytowej BIK podały, że zaległości sektora w czasie COVID-19 wzrosły o 144 mln zł do łącznej kwoty 360 mln zł. Z zadłużeniem zmagało się wtedy ok. 4 tys. firm organizujących wydarzenia masowe.