Wydarzenia flagowe (lub pewniaki) od dziesięcioleci odgrywają istotną rolę w wielu strategiach biznesowych. Jednak wśród wyniszczającej pandemii, niedoborów siły roboczej i przeciągającego się okresu wyzwań ekonomicznych, niektóre emocje związane z wydarzeniami – i ich wartością biznesową – doprowadziły do ​​​​niewielkiej zmiany filozofii. Ostatnio położono nacisk na wydarzenia na mniejszą skalę, które dostarczają ukierunkowane treści do wysoce wyselekcjonowanych odbiorców o różnej wielkości.

W rzeczywistości, wkrótce opublikowana ankieta Splash wykazała, że ​​36% specjalistów od marketingu i wydarzeń stwierdziło, że kameralne wydarzenia przyniosły ich organizacjom największy zwrot z inwestycji, podczas gdy tylko 16% wskazało na większe wydarzenia. Nic dziwnego, że w ciągu ostatnich dwóch lat bardziej kameralne wydarzenia przebiły większe konferencje i wystawy. W firmie Splash nasi klienci ogólnie definiują te „codzienne” wydarzenia jako obsługujące od 70 do 150 dobrze wykwalifikowanych osób. Zamiast wysyłać zaproszenia do całej bazy danych, organizacje te tworzą wysoce wyselekcjonowaną listę opartą na docelowych odbiorcach.

Nasze wewnętrzne badania pokazują, że w przeciwieństwie do targów, średnia liczba uczestników w sektorze spotkań korporacyjnych wynosi 108. Z drugiej strony badanie Skift Meetings wykazało, że liczba uczestników na różnych wydarzeniach spada, osiągając trend na poziomie 65% wartości z 2019 roku. Ta zbieżność punktów danych wskazuje, że wydarzenia „odpowiedniej wielkości” zyskują na znaczeniu i skuteczności, a istnieją trzy istotne powody:

1. Odpowiednia obecność

W przestrzeni wydarzeń sprawdza się powiedzenie „jakość zamiast ilości”: powtarzalne codzienne wydarzenia, które koncentrują się na połączeniu i zaangażowaniu, zapewniają uczestnikom więcej (i bardziej wartościowych) korzyści z networkingu, lepsze możliwości uczenia się i wysoce spersonalizowane treści.

Z kolei masowe wydarzenia skupiają się bardziej na wielkości widowni niż na jakości i często tworzą poczucie odłączenia, „zagubienia w tłumie”. Patrząc przez ten pryzmat, większe wydarzenia wydają się mniej warte ogromnego wysiłku potrzebnego do ich realizacji.

Planowanie wydarzenia dla 100 osób w porównaniu z 10 000 jest prawdopodobnie znacznie mniej skomplikowane dla każdego zespołu lub marketera wydarzeń, mimo że zapewnienie frekwencji jest pozornie trudniejsze niż w poprzednich latach. Liczba osób zmieniających pracę może potencjalnie wpłynąć na dostarczalność zaproszeń e-mailowych, a utrzymujące się obawy dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa sprawiają, że niektóre osoby czują się mniej pewnie, lecąc na wydarzenie — zwłaszcza takie, w którym biorą udział tysiące osób. Dodaj do tego powszechne zakłócenia w podróży, a chęć podróżowania na dowolne wydarzenie prawie zniknie.

Z optymistycznego punktu widzenia wydaje się, że wskaźniki odwołań wydarzeń osobistych spadły z 91% w I kwartale 2021 r. do zaledwie 9% w I kwartale 2022 r. W związku z tym strategia wykorzystująca kameralne, powtarzalne wydarzenia może pomóc złagodzić te nieprzewidywalne czynniki, dzięki czemu rekrutacja jest nieco łatwiejsza, a rezygnacja mniej prawdopodobna.

2. Lepszy pomiar

Codzienne wydarzenia zapewniają lepszy zwrot z inwestycji niż wydarzenia masowe, a wykorzystanie łatwo dostępnych danych, takich jak wskaźniki frekwencji i zaangażowania, jest kluczem do odniesienia sukcesu. Podczas gdy zasięg dużych wydarzeń jest atrakcyjny, powielanie tego zasięgu w przypadku codziennych wydarzeń jest możliwe dzięki programowym, powtarzalnym wydarzeniom. Jako bonus, wydarzenia wirtualne udostępniają także treści na żądanie, które mogą żyć w nieskończoność w Twojej bibliotece treści.

Co ciekawe, większość organizacji ankietowanych w nadchodzącej ankiecie Splash — 62% — organizuje 10 lub mniej cyklicznych wydarzeń rocznie, powołując się na brak przepustowości lub zasobów umożliwiających ich efektywną realizację. Badanie wykazało również, że 81% profesjonalistów z branży eventowej stwierdziło, że ogólnie zorganizowałoby więcej wydarzeń, gdyby posiadali odpowiednią technologię.

Zdolność do skutecznego mierzenia zwrotu z inwestycji i innych punktów danych jest podstawą skutecznych strategii wydarzeń. Dzięki danym wygenerowanym podczas organizowania wirtualnych wydarzeń podczas pandemii wielu marketerów wydarzeń zaczęło polegać na takich wskaźnikach, jak rejestracja, zużycie i zwrot z inwestycji w wydarzenie — i nadal będą to robić niezależnie od formatu wydarzenia.

3. Bardziej połączone wrażenia z wydarzenia

Wydarzenia wirtualne i, w mniejszym stopniu, wydarzenia hybrydowe nadal będą odgrywać integralną rolę w skutecznych strategiach wydarzeń. Według danych użytkowników Splash do trzeciego kwartału 2022 r. ponad 60% wydarzeń organizowanych przez Splash zawierało komponent wirtualny.

Specjaliści ds. marketingu wydarzeń nieustannie szukają sposobów na tworzenie bardziej połączonych, hybrydowych doświadczeń, a powtarzalne wydarzenia to jeden ze sposobów na osiągnięcie tego celu. Włączając intymne, spersonalizowane doświadczenia, marketerzy wydarzeń mogą dostosować programy do zainteresowań i celów wielu odbiorców. Interakcje z uczestnikami mogą być również bardziej znaczące, co z kolei przyspiesza zamykanie rurociągów i transakcji.

Aby zapewnić długotrwały, trwały sukces, codzienne wydarzenie powinno być jednym z najczęściej używanych narzędzi w zestawie narzędzi marketera wydarzeń.

Eric Holmen jest dyrektorem generalnym Splash, platformy marketingu wydarzeń nowej generacji, zaprojektowanej, aby pomagać zespołom w tworzeniu i organizowaniu wydarzeń wirtualnych, osobistych i hybrydowych. Jest odpowiedzialny za napędzanie transformacyjnego rozwoju firmy i pozycjonowanie Splash, aby pomóc klientom robić to, co kochają: tworzyć niezapomniane wrażenia, nowe kontakty i wartość biznesową.